ささき整形外科クリニックの総務・院長秘書（支払・経理補助(一般事務/管理部門)求人（正職員）

院長秘書、支払・経理補助、総務、採用事務など、クリニック運営を支える業務を担当していただきます。 〖院長秘書業務〗 院長の業務上のスケジュール管理 Googleカレンダーなどへの予定登録 面談、会議、院内見学、研修、講演などの日程調整 出張時の交通機関、宿泊先などの手配 会議、訪問予定などの事前確認 面談相手、業者、関係者への連絡 院長宛ての郵便物、メール、依頼事項の整理 院長から依頼された業務のタスク管理 期限、締切日、確認事項の事前通知 会議資料、訪問資料の準備 お礼状、案内状、メールなどの文書作成 会議の議事録作成 院長への確認事項の整理 院長・事務長との定期的な進捗共有 医師、業者、関係機関との連絡調整 ※原則として、医療法人・クリニック運営に関する業務上の予定や依頼事項を担当します。個人的な家事などをお願いする職種ではありません。 〖振込・支払業務〗 請求書の受領と整理 請求内容、支払期限の確認 月ごとの支払予定表の作成 振込先、金額、支払期限の照合 インターネットバンキングへの振込データ入力 定期的に発生する支払の管理 振込完了後の記録と書類整理 支払予定額と支払実績の管理 未払い、重複払いなどがないかの確認 院長・事務長への確認・承認依頼 金融機関との連絡補助 ※振込の最終確認・承認は、院長または管理責任者が行います。 〖領収書・税理士提出資料の整理〗 領収書、レシート、経費関係書類の整理 領収書を月別、内容別に分類 現金、クレジットカード、振込など支払方法ごとの整理 クレジットカード利用明細と領収書の照合 通帳、振込記録などの資料整理 不足している領収書、請求書の確認 内容が不明な支出について院長・事務長へ確認 税理士へ提出する月次資料の取りまとめ 税理士への資料送付・提出 税理士からの確認事項への対応補助 経費精算に必要な書類の準備 提出済み資料、返却資料の保管 月ごとの経理関係書類のファイリング ※仕訳、決算、税務申告などの専門的な会計・税務業務は、顧問税理士が担当します。 〖総務業務〗 契約書、重要書類、法人文書の整理・管理 郵便物、各種書類の仕分け 提出期限のある書類の管理 備品、消耗品の発注・在庫管理 業者との連絡 修理、点検、納品などの日程調整 院内会議、研修、行事などの準備 会議室、資料、備品などの準備 院内連絡文、案内文の作成 各種名簿、連絡先一覧の更新 行政機関、取引先などへの提出書類の準備 院長・事務長から依頼された資料作成や調査 業務の進捗一覧、期限管理表の作成 法人内の文書、データの整理 総務業務の手順書・マニュアル作成 〖採用・入職準備〗 採用面接の日程調整 応募者へのメール、電話連絡 履歴書、職務経歴書などの管理 院内見学の日程調整と準備 面接資料、評価用紙などの準備 入職日、オリエンテーションの日程調整 新入職者の提出書類準備 制服、名札、ロッカーなどの準備 アカウントや端末の準備を広報・院内DX担当へ依頼 入職後の研修予定の調整 広報担当と連携した求人情報の作成 ※求人画像、採用動画、採用ページなどの制作は、広報・院内DX担当が中心となって行います。 〖広報・院内DX担当との連携〗 採用活動 院内会議、研修、行事の準備 会議資料、議事録の作成 院内マニュアルの整備 外部業者との連絡 各部署からの依頼事項への対応 院内業務の改善 不在時の電話、来客、予定確認などの一次対応 ※振込情報、口座情報、経営情報など、特に機密性の高い業務は総務・院長秘書が担当し、院長または管理責任者が最終確認します。 業務の変更範囲： 総務、秘書、支払・経理補助、採用事務および法人運営に付随する業務 就業場所の変更範囲： 変更なし

[1] ジョブメドレーの応募フォームよりご応募ください ↓ [2] 採用担当より、書類提出や面接日程についてご連絡します ↓ [3] 書類選考 ↓ [4] 院内見学・面接・簡単な実務確認 ↓ [5] 採用決定のご連絡 ↓ [6] 入職手続きを進めてください 実務確認では、スケジュール整理、簡単なメール文の作成、請求書・領収書一覧の確認、複数の依頼事項の優先順位付けなどを予定しています。 ※在職中で今すぐ転職が難しい方は、入職時期をご相談いただけます。 ※見学をご希望の場合は、応募後のメッセージでお知らせください。