退職証明書とは?何に使うのか、いつもらえるのか、注意点を解説

会社を辞める人なら知っておきたい「退職証明書」について全解説! いつもらえて、何に使えるのか、もらえないときの対処法や注意点をまとめて紹介します。

退職証明書とは?何に使うのか、いつもらえるのか、注意点を解説

目次

1.退職証明書とは

退職したことを証明する会社発行の書類

退職証明書とは、従業員が退職したことを証明する目的で企業が発行する書類です。労働基準法第22条により、退職者が請求した場合に企業は発行に応じる義務があると定められています。

退職証明書 見本
出典:厚生労働省「退職証明書

退職証明書の一般的な記載事項は以下のとおりです。

退職証明書の記載事項

  • 勤務期間
  • 業務の種類や内容
  • その事業における地位
  • 賃金
  • 退職理由(解雇の場合は解雇理由)

退職証明書はいつ必要?

退職証明書は、退職に際して必ずしも必要な書類ではありません。主に次のようなケースで必要になります。

・健康保険や年金の手続きに必要な場合

退職後、健康保険や国民年金に新たに加入する場合に、退職した事実を証明する書類として退職証明書の提出が求められる場合があります。

・失業手当の手続きに必要な場合

退職後に雇用保険失業手当を受給する場合、通常は離職票を提出して手続きをおこないます。しかしこの発行に時間がかかることも多く、離職票の代わりとして退職証明書が利用されることがあります。

・転職先に提出を求められた場合

転職先の企業が退職者の以前の仕事内容や労働条件を確認するために、退職証明書の提出を求めることもあります。

退職証明書はいつもらえる?

退職証明書は、退職日以後に発行されるのが原則です。ただし、解雇が理由の場合は解雇予告日以後の発行が認められます。

労働基準法では「遅滞なく」交付することを定めていますが、具体的な期日は明記していません。そのため請求後に即日発行してくれる会社もあれば、数日かかる会社もあります。早急に必要な場合は、あらかじめ会社にその旨を伝え、交付予定日を確認しておくことをおすすめします。

離職票・離職証明書との違い

退職証明書とよく似た書類に、「離職票」と「離職証明書」があります。

退職証明書離職票離職証明書
正式名称雇用保険被保険者離職票雇用保険被保険者離職証明書
使用目的従業員が退職したことを証明する失業手当の受給手続きに必要離職票を発行するために必要
発行者会社ハローワーク会社

離職票は、退職者が失業手当の給付を受ける際に必要な書類です。ハローワークが発行し、会社を介して退職者に交付されることが一般的です。

離職証明書は、離職票の発行のために必要な書類です。会社が離職証明書を発行し、ハローワークに提出することで離職票が発行されます。

離職票と離職証明書について詳しくは、以下の記事で解説しています。

離職票とは?
離職証明書とは?

2.退職証明書の発行ルール

退職者が希望したら必ず発行する

退職者が退職証明書の発行を希望した場合、会社は必ず応じなければなりません。申請に応じなかった場合、労働基準法第22条違反となり、30万円以下の罰金が科されます。

申請期限は2年以内

退職証明書を申請できる期限は退職日から2年以内と定められています。これを超えると企業が発行に応じる義務がなくなるため、証明書が必要な場合は注意しましょう。またこの期間内であれば再発行の請求も可能です。

記載内容は退職者が決められる

退職証明書に記載する内容は、退職者が希望しない項目を記載してはいけない決まりとなっています。例えば「在籍期間を証明するために退職証明書を発行してほしい」という場合、企業は賃金や退職理由などの不必要な情報を記載してはいけません。

3.退職証明書に関するよくある質問

Q.退職証明書は何のために必要?

退職証明書は、従業員が退職したことを証明するための書類です。新しい転職先で以前の職場における業務内容や労働条件の証明を求められた場合や、健康保険や年金の手続き、失業手当の申請手続きなどで提出を求められることがあります。

Q.退職証明書はどこでもらえますか?

退職証明書は、退職した会社に依頼して発行してもらうことが可能です。退職証明書の請求は労働者の権利ですので、会社側がこれを拒否することは労働基準法により禁じられています(請求期限は退職日から2年以内)。

Q.退職証明書は離職票の代わりになる?

離職票は失業手当の申請時に必要ですが、発行までに時間がかかることもあります。離職票が発行されるまでの間は、退職証明書を代用して失業手当の仮申請を進めることができます。

Q.退職証明書がもらえないのですがどうしたらいいですか?

退職日から2年以内の退職証明書の発行は企業の義務です。発行してもらえない場合は、企業の担当者に法律で定められていることを伝えてみましょう。それでも応じてもらえない場合は、管轄の労働基準監督署に申し出ることをおすすめします。

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参考

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