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コラム2017/10/16
失礼にならない病院への内定辞退メールの書き方って?

転職や復職の就活中に、内定をいただくのはうれしいですね。でも、複数の病院の面接を受けている場合など、内定辞退をしなければならないことも。そんなときに失礼にならないメールの書き方を紹介します。

内定辞退を決めたら速やかに連絡を

看護師など医療現場で働く人にとって、病院の労働条件は大きなポイント。内定後に選考の過程で示されていた条件と違っていたり、さらに好条件の病院から内定をもらったりすると、内定を辞退しなければならないケースが生じてくることもあるかと思います。就活中に内定を辞退するのはよくあることで、たとえ内定承諾書を提出した後であっても、損害賠償などを求められることはまずありません。

しかし、自分の採用に時間をかけてくれた相手に対して、謝意を伝え礼を尽くすのは社会人として当然のマナーです。先方の採用スケジュールを考慮して、辞退を決めたら速やかに連絡をしてお詫びしましょう。内定辞退をするときは電話をかけるのが一般的です。しかし、メールで内定の連絡が来た場合や、返事の保留をお願いして後日メール連絡することになっていた場合など、メールで済ませられることもあります。

件名等はビシネスメールのルールに則って記載

ビシネスメールの件名は、本文全体の内容を簡潔にまとめることばを選ぶのがルールです。内定辞退メールの場合は、「内定辞退のご連絡」「内定辞退のお詫び」等が一般的です。文頭には、相手先の病院名や法人名等をまず書いて、部署、担当者名の順に記載します。(例「○○病院 人事部 採用担当○○様」等)その次に自分の氏名を名乗ります。

本文は次のような流れになります。

1 )内定をいただいたことに対する感謝

例「先日は採用内定の御連絡をいただきまして、ありがとうございました。」等

2)内定辞退の申し入れと辞退の理由

例「まことに勝手ではございますが、○○のため、採用内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」等

3)採用の過程で世話になったことへの感謝

例「これまで説明会や面接など、たくさんのお時間を取っていただいたにも関わらず、このような結果になりまして大変申し訳ございません。」等

4)メールでの連絡を詫びる言葉

例「本来ならば、直接お伺いしてお詫びすべきところですが、メールでのご連絡をどうぞお許しください。」等

5)先方の発展を祈る言葉

例「末筆ながら貴院のますますのご発展をお祈り申し上げます。」等

内定辞退の理由は簡潔に伝えましょう

内定を辞退する理由も率直に記載します。ただし、「面接で聞いたことと内定後に届いた書類の労働条件が違っていた」とか「もっと良い条件の病院に決まった」などストレートに書くのは考えものです。「将来的に自分のやりたいことを熟慮した結果」「地元の病院で働きたいという思いを捨てきれず」「自分の適性をあらためて考えてみた結果」など、先方を傷つけないような書き方にするのがおすすめです。内定辞退の理由は簡潔に述べ、お礼とお詫びの気持ちをしっかり伝えるようにしましょう。

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