目次
- 履歴書をメールで送る際の4つのマナー
- 1.指定の送付方法があるか確認する
- 2.できるだけ早く提出する
- 3.用件を簡潔に書く
- 4.ファイル形式はPDFがおすすめ
- メールの書き方・例文
- 送付方法を確認するときのメール例文
- 履歴書を送付するときのメール例文
- 書き方のポイント
- 履歴書をPDF化する方法
- 送信前のチェックリスト
- よくある質問
- Q.履歴書のメールは何日以内に送るべき？
- Q.履歴書のメールを送る時間はいつがいい？
- Q.履歴書をメールで送るとき写真は必要ですか？
- Q.履歴書を送るときにパスワードはいらない？
- Q.スマホで履歴書をメールに添付するにはどうしたらいいですか？
- Q.履歴書をメールで送ったあと、返信が来ない場合はどうする？
履歴書をメールで送る際の4つのマナー
まず、履歴書をメールで送る際に知っておきたい前提やマナーについて解説します。
1.指定の送付方法があるか確認する
応募先によっては、郵送やメール、面接時に持参するなど、履歴書の送付方法に指定があることがあります。指定がある場合はそれに従います。とくに指定されていない場合は、事前に送付方法を確認しておくと安心です。確認する際の例文は「送付方法を確認するときのメール例文」で後述します。
2.できるだけ早く提出する
履歴書の提出を求められたら、提出期限内にできるだけ早く提出しましょう。一般的には2〜3日以内が目安とされています。提出が早いほど「仕事も早そう」「志望度が高そう」といった印象を与えられ、反対に提出が遅くなるほど「仕事も遅そう」「志望度が低そう」とマイナスな印象につながりやすいです。また、早く提出するとそれだけ面接など次の選考も早く進みやすいメリットもあります。
履歴書は応募を決めたらすぐ、できれば就職・転職活動を始めたら最初に用意しておくと慌てずに済みます。もし作成・提出までに時間がかかるとわかっている場合は、「◯月◯日までに提出いたします」とあらかじめ断りを入れておくと相手の心証を損なわないでしょう。
3.用件を簡潔に書く
ビジネスメールの基本は、伝えたい要点が無駄なくまとまっていてわかりやすいことです。読み手の負担にならないよう、簡潔で見やすいメールを心がけましょう。
具体的な書き方は「メールの書き方・例文」で後述します。
4.ファイル形式はPDFがおすすめ
メールで履歴書を送付する際は、PDFファイル形式で送ることをおすすめします。WordやExcelなどの文書作成ソフトの形式のまま送ってしまうと、閲覧環境の違いでレイアウトが崩れてしまったり文字化けしたりする可能性があるほか、第三者による改ざんのリスクも生じます。PDFファイルならこのような心配は無用です。
ファイル名は「履歴書_山田花子.pdf」など、氏名を含めたわかりやすい名称にしましょう。
WordやExcelからPDFファイルを保存する方法は「履歴書をPDF化する方法」で後述します。
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「パソコン操作が難しい」「スマホで手軽に作成したい」という方におすすめ。ジョブメドレーには、履歴書・職務経歴書をスマホやパソコンから簡単に作成できる機能があります。作成方法はジョブメドレーの会員登録に加え、いくつかの項目を入力するだけ。作成後はメッセージ機能を使ってそのまま応募先へ提出することも、PDFファイルとしてメールや印刷して提出することもできます。
詳しくはこちら
＞スマホでOK！ジョブメドレーで履歴書・職務経歴書を作る方法
メールの書き方・例文
送付方法を確認するときのメール例文
【件名】
履歴書の提出方法について／◯◯◯◯（氏名フルネーム）
【本文】
株式会社◯◯
採用ご担当者様（担当者名がわかる場合は氏名で「◯◯様」）
お世話になります。◯◯◯◯（氏名フルネーム）と申します。
先日、貴社の◯◯求人に応募いたしました。
履歴書の送付に関しまして、提出方法に指定がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
————————————
◯◯◯◯（氏名フルネーム）
〒000-0000
住所：◯◯県◯◯市◯◯区◯◯ 0-0-000
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：XXXXXX@mail.co.jp
————————————
履歴書を送付するときのメール例文
【件名】
履歴書を提出いたします／◯◯◯◯（氏名フルネーム）
【本文】
株式会社◯◯
採用ご担当者様（担当者名がわかる場合は氏名で「◯◯様」）
お世話になります。◯◯◯◯（氏名フルネーム）と申します。
先日、貴社の◯◯求人に応募いたしました。
つきましては履歴書を添付いたしますので、ご査収くださいますようお願いいたします。
ご多用の折恐れ入りますが、面接の機会をいただけますと幸いです。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
————————————
◯◯◯◯（氏名フルネーム）
〒000-0000
住所：◯◯県◯◯市◯◯区◯◯ 0-0-000
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：XXXXXX@mail.co.jp
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書き方のポイント
・件名
多数の受信メールの中からひと目で用件が伝わるよう、簡潔な件名を心がけます。「履歴書の提出方法について」「履歴書を提出いたします」など具体的な用件に続いて、氏名をフルネームで記載しましょう。
・宛名
送信相手の法人名、担当者名を記載します。法人名は「株式会社」「社会福祉法人」などを省略せずに正式名称で書きましょう。担当者の氏名がわからない場合は「採用ご担当者様」で構いません。
・あいさつ
本題に入る前にあいさつの一文を加えます。初めてメールを送る場合は「初めてご連絡差し上げます」または「お世話になります」、2度目以降のやりとりの場合は「お世話になっております」と記載します。その後に氏名（フルネーム）を名乗りましょう。
・本題
初めてメールを送る場合は、応募前なのか応募後であるのかなど、自分の状況を伝えましょう。そのうえで端的に本題を続けます。
・締めのあいさつ
最後に、忙しいなか対応してもらうことへの感謝が伝わるように締めのあいさつを入れると好印象です。
・署名
連絡先として、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。本文との区切りがわかるように、罫線などで囲むと見やすくなります。
履歴書をPDF化する方法
WordやExcelからPDFファイルに変換する方法を紹介します。
※お使いのパソコン環境によって手順や画面表示が一部異なる可能性があります
- 変換したいWordまたはExcelファイルを開く
- 「ファイル」＞「名前を付けて保存」を選択する
- ファイルの種類（形式）から「PDF」を選択する
- 「エクスポート」または「保存」をクリックしたら、完了
送信前のチェックリスト
メールを送信する前に確認したいポイントをまとめました。漏れがないかどうか、チェックしてみてください。
- 宛先のメールアドレスに間違いがないか
- 宛名の法人名や担当者名に間違いがないか
- 件名は簡潔で、自分の氏名が書かれているか
- 本文は宛名→あいさつ→本題→締めのあいさつ→署名の流れになっているか
- 誤字脱字はないか
- 指定の送付方法になっているか
- 履歴書はPDFファイルに変換されているか
- ファイルを添付し忘れていないか
- ファイル名は「履歴書_自分の氏名.pdf」などわかりやすいか
よくある質問
Q.履歴書のメールは何日以内に送るべき？
履歴書の提出はできる限り早いほうが良く、案内を受けてから2〜3日以内に送るのが目安とされています。もし提出までに時間がかかってしまう場合は、いつまでに提出できるかをあらかじめ伝えておくと良いでしょう。
Q.履歴書のメールを送る時間はいつがいい？
履歴書のメールを送信する時間として、深夜帯は避けたほうが無難です。生活リズムが整っていないと思われてしまう恐れがあるためです。
Q.履歴書をメールで送るとき写真は必要ですか？
履歴書をメールで送る際は「証明写真不要」などの案内がない限り、証明写真の添付が必要です。WordやExcel上で履歴書の写真欄に貼り付けて送るようにしましょう。
証明写真の撮り方については、以下の記事で解説しています。
＞履歴書写真の撮り方とポイント
Q.履歴書を送るときにパスワードはいらない？
履歴書をメールで送る際、パスワードの設定は必須ではありません。しかし応募先や担当者によってはパスワードの設定を推奨している場合があるので、心配な場合は事前に送付方法を確認しておくと良いでしょう。
なお、一般的なパスワードの設定・共有の流れとして、「パスワードつきファイル」をメールで送り、別のメールでパスワードを共有する方法があります。しかしこれでは片方のメールが盗視されればもう一方も盗視されるリスクがあり、根本的なセキュリティ対策にはなりません。厳密に対策するのであれば、パスワードは電話など別の手段で伝えなければ意味がないとされています。
Q.スマホで履歴書をメールに添付するにはどうしたらいいですか？
スマートフォンからでも履歴書をメールに添付して送信することができます。パソコンから送信する場合と同様に、PDFに変換した履歴書を送るようにしましょう。
- スマートフォン端末に履歴書のPDFファイルを保存する
- メール作成ソフトを立ち上げ、添付したいPDFファイルを選択する
- メールの宛先・件名・本文を記載し、送信する
iOS（iPhone）メールアプリのメール作成画面
Gmailアプリのメール作成画面
Q.履歴書をメールで送ったあと、返信が来ない場合はどうする？
履歴書を提出してから選考結果や面接の案内が届くまでは、1〜2週間程度かかるのが一般的です。新卒一括採用など多くの応募者に対応している場合、さらに長く1ヶ月程度かかるということもあります。まずは2週間程度待ってみて、それでも返信がない場合は、問い合わせのメールを送りましょう。問い合わせメールにも返信がなければ、電話をかけても差し支えありません。
なお、返信が迷惑メールボックスなどに分類されている可能性もあります。問い合わせる前にメールの見落としがないか、よく確認してから送りましょう。
問い合わせのメール例文
【件名】※送付時のメールに返信
Re:履歴書を提出いたします／◯◯◯◯（氏名フルネーム）
【本文】
株式会社◯◯
採用ご担当者様（担当者名がわかる場合は氏名で「◯◯様」）
お世話になっております。◯◯◯◯（氏名フルネーム）です。
◯月◯日に応募書類を提出した件について、ご状況を伺いたく連絡いたしました。
選考結果をご連絡いただく時期の目安がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
ご多用の折大変恐れ入りますが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
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◯◯◯◯（氏名フルネーム）
〒000-0000
住所：◯◯県◯◯市◯◯区◯◯ 0-0-000
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：XXXXXX@mail.co.jp
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