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コラム2020/04/07
【2020年最新】履歴書の封筒の書き方、選び方、郵送方法などの基本を解説

履歴書の郵送を指示された場合「どんな封筒を使えばいいの?」「宛名の書き方は?」「切手はいくら?」「マナーとかあるの?」と慌ててしまいませんか? 今回の記事では、履歴書の郵送における基本を徹底解説します。

履歴書画像

1.履歴書の郵送に使う封筒

1-1.封筒のサイズと色

履歴書を郵送する場合、履歴書を二つ折りにした状態で封入できるサイズの封筒を用いることが望ましいとされています。

市販されている履歴書は、二つ折りでB5またはA4サイズとなるものがほとんど。封筒もその規格に合わせ、「角形A4号(角A4)」か「角形2号(角2)」を選びましょう。

封筒サイズ比較


封筒の色は茶色でも白でも問題はありませんが、市販の履歴書にも同封されていることの多い、白色の封筒を用いたほうが無難でしょう。

1-2.宛名の書き方

封筒のおもて面には、送り先の郵便番号、住所、宛名を正式名称で縦書き記載。住所を1行で書ききれない場合は、市区町村や建物名など区切りのいい箇所で改行しましょう。

宛名が部署の場合は「〜部 御中」。人の場合は「〜部 ◯◯◯様」もしくは「採用担当  ◯◯◯様」、名前がわからない場合は「採用ご担当者様」と書きます。

宛名の書き方


裏面には、自宅の郵便番号、住所、氏名を記入。

新卒の場合は在籍する学校名と学部・学科名も書きましょう。

封筒の裏面の書き方


1-3.「履歴書在中」と書こう

履歴書在中の書き方


施設・病院・一般企業などには、毎日多くの郵便物が届きます。

せっかく送った履歴書が、そういった郵便物にまぎれてしまわないよう、「履歴書在中」とおもて面に赤色で目立つように書きましょう。

文房具店などには、はじめから記載されている履歴書用の封筒も販売されているため、そちらを利用してもよいでしょう。

■スタンプの利用でもOK

文房具店や100円ショップでは「履歴書在中スタンプ」が販売されています。

履歴書送付用の封筒を複数用意しなければならない場合などには便利かもしれません。



1-4.使用するペンの種類と太さ

使用するペンに明確な決まりはありませんが、「油性の黒サインペン」が適しています。太すぎず細すぎず、耐水性があるという点がポイント。

フリクションタイプの消せるボールペンは、熱によって文字が消えてしまうので、万が一のアクシデントを防ぐためにも使用は避けましょう。

基準として、太さはメーカーによって違いますが、「細・中・太」表記で「細もしくは中」。mm表記で「1.0〜1.5mm」程度のものがよいでしょう。

大きめの封筒に対して一般的なボールペンではやや細く、弱々しい印象を与えてしまいます。また、マジックペンでは太すぎて読みづらいうえ、封筒の中身にまでインクが滲んでしまう可能性もあるため、宛名書きへの使用は避けましょう。

2.封筒に入れる書類の準備


2−1.添え状(送付状)の書き方・テンプレート

履歴書を郵送する際には、「添え状(送付状)」を同封します。

用紙はA4サイズで、以下のポイントをおさえて作成しましょう。

添え状のテンプレート


①日付

郵送する履歴書と合わせて、投函する日付を記入する。西暦・和暦は書類の中で統一する。

②宛名

送り先の会社名・部署名などを省略せずに正式名称で記入する。

③署名

宛名より下に記入する。「住所」「氏名」に加えて「連絡先」を記入しておくと丁寧。

④件名

「何の件」に関する書類かわかるように、件名を記入する。

⑤頭語と結語

書き出しは「拝啓」の頭語、締めは「敬具」の結語を記入する。

⑥本文

「拝啓」に続き、簡単な挨拶文を記入する。

文章例

拝啓 貴院ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度、貴院求人に応募させて頂きたく、応募書類を送付させて頂きました。
ご検討の上、ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

⑦同封書類

「敬具」の結語のあとに改行して「記」と記入。箇条書きで同封書類・枚数を記入。 最後は「以上」と記入する。

■正しい「敬称」はどれ?

応募書類の作成や面接などにおいて、意外と間違えやすいのが「敬称」です。以下の2つのポイントを押さえて「敬称」の使い分けをマスターしましょう。

point
「貴院」「貴法人」「貴社」
書き言葉のため、おもに履歴書や職務経歴書で使用する。病院の場合は「貴院」、保育園/幼稚園は「貴園」、株式会社の場合は「貴社」、運営母体が医療法人や社会福祉法人などの場合は「貴法人」となる。

「御院」「御法人」「御社」
話し言葉のため、おもに面接のときに使用する。病院の場合は「御院」、保育園/幼稚園は「御園」、株式会社の場合は「御社」、運営母体が医療法人や社会福祉法人などの場合は「御法人」となる。

▼「敬称」についてはこちらの記事もチェック!

「貴院」と「御院」・・・病院の正しい「敬称」はどっち?


2-2.封筒に入れる順番

履歴書をはじめとする各書類は、クリアファイルに挟んだうえで封筒に入れましょう。

クリアファイルに挟むことで、書類一式をまとめて管理しやすくなるほか、書類が折れ曲がるのを防いだり、雨などの湿気から守ることができたりします。

封筒に入れる順番としては、上から添え状・履歴書・職務経歴書・その他書類、という順にしましょう。

封筒に入れる履歴書の順番


■最後に糊付けして〆マークを

書類を漏れなくすべて入れたことを確認したら、糊付けで封をし、〆と書きましょう。

これは「封をしました」という印で、発送してから一度も開封されることなく相手方に届いたことを意味します。

書き忘れたからといって選考において悪い影響を与えることは少ないですが、きちんと書くことで、真摯な姿勢が採用担当者に伝わることでしょう。

封筒の締め


3.履歴書の送り方

3-1.切手の値段と種類

郵送料金は、郵便物の重さと大きさによって変わります。

履歴書の郵送に使う「角形A4号(角A4)」および「角形2号(角2)」の封筒はいずれも定形外郵便物(規格内)に該当。

定形外郵便の規格


重さによる郵送料の違いは次の表の通りで、50gごとに料金が加算されます。封筒・クリアファイル・送付状・履歴書・職務経歴書を合わせた重量はおよそ50〜80g程度。

応募書類が2〜3枚追加されたとしても100gを超えることは少ないので、ほとんどのケースにおいて140円切手で対応できるでしょう。

定形外郵便の規格


■料金不足で送るとどうなる?

切手の料金が不足した状態で郵送した場合、以下の方法がとられるため相手方に迷惑をかける可能性が高いです

料金不足で郵送した場合

1.受取人に届く前に差出人に返送される
2.受取人に届いて、受取人が不足額を支払う
3.受取人が不在だったり、支払いを拒否したりすると差出人に返送される

郵送物の重さがわからず料金が心配な場合は、相手に迷惑をかけないためにも、必ず郵便局の窓口で確認してもらいましょう。

■どんな切手でもいいの?

切手には普通切手のほか、記念切手として派手な柄や花があしらわれたもの、漫画やアニメのキャラクターが描かれたもの、冠婚葬祭に用いる慶弔切手など、さまざまあります。

履歴書の郵送においては、そういった記念切手や慶弔切手などの使用は避け、普通切手を選びましょう

3-2.必着? 消印有効? 締切日に注意

履歴書の郵送を指示された際、まず確認したいのが締切日です。そしてその締切日は「必着」と「当日消印有効」の、どちらなのかという点を必ず確認しておきしょう。

必着はその字面の通り、指定された締切日までに、郵送物が相手方へ到着していなければなりません。

一方で消印有効は、締切日に相手方へ郵送物が届いていなくても、郵便局にて押された消印が期日以内であればよいという意味です。

いずれの方法にせよ、郵送が締切ぎりぎりとなってしまわぬよう、余裕を持ってポストへ投函するか郵便局へ持ち込むようにしましょう。

■期日ギリギリにポストへ投函する際は取集時刻に注意

郵便ポストには、郵便物の取集時刻が必ず記載されています。

記載されている取集時刻を過ぎてから投函した場合、郵便局に取集されるのは翌日となってしまうので注意が必要です。

ポストによって取集時刻は変わるため、あらかじめ確認しておき、取集時刻よりも早めに投函するようにしましょう。

ポストの取集時刻
取集時刻の例

■郵便ポストに封筒が入らない場合は?

街の郵便ポストにはさまざまなタイプがあり、それぞれ投函口の大きさが異なります。

最近の2口タイプのポストであれば、履歴書の送付に使用する「角形A4号(角A4)」や「角形2号(角2)」の封筒でも問題なく投函することができます。

一方で古いタイプの郵便ポストは投函口が小さく、これらの封筒は入らないことがあります。

その場合は無理やり折り曲げて入れることはせず、郵便局の窓口に持ち込みましょう。

3-3.メール便や宅配便で送ってもいい?

結論から言うと、メール便や宅配便で履歴書を送ってはいけません

なぜなら履歴書は、郵便法における「信書」に分類されているからです。

point
信書とは
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことを指す(郵便法第4条第2項)

2020年4月現在、この信書を郵送することができるのは日本郵便株式会社および、総務大臣に許可を得た信書便事業者に限られています。 ※郵便法第4条

そのため、一般的な運送会社によるメール便や宅配便を利用して履歴書を送ってしまった場合、法律違反となってしまいます。

また、メール便を受け取る際には受取印が必要となる場合があるため、相手方に手間を取らせてしまうことになります。履歴書をメール便や宅配便で送ることは避けましょう。

3-4.郵送報告メールは必要?

応募先の施設や企業から指示がなければ、必ずしも郵送後の報告は必要ありません。

しかし郵送報告メールを送ることで、「あと数日で履歴書が届くんだな」と把握してもらうことができますし、より丁寧な印象を与えることができます。

また万が一、郵送中になんらかの問題が発生して到着が遅れてしまう場合にも、事前に郵送報告をしておくことでトラブルの早期解消に繋がる可能性もあります。

郵送報告メールを送る場合は、履歴書を送付した当日中に送るようにしましょう。

▼郵送報告メールの文面例

件名:履歴書送付の件/氏名

株式会社◯△□
採用ご担当者 ××様

お世話になります。◯◯と申します。

この度は、採用選考の機会をいただき誠にありがとうございます。

本日◯月×日付で、履歴書および職務経歴書を郵送いたしました。
ご査収くださいませ。

4.最後に

採用選考において、履歴書は「ただ相手に届けばいい」というものではありません。

郵送におけるマナーの一つひとつが、直接的に選考に影響するわけではないかもしれませんが、「余裕を持って送付する」「綺麗で読みやすい状態で届ける」といった細かい心配りは採用担当者にも伝わるはず。

些細なことで悪印象を与えてしまわぬよう、履歴書の送付も丁寧な対応を心がけましょう。

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